A importância de calcular o custo médio do processo antes de fechar parcerias e indicações

Parcerias e indicações são práticas frequentes na advocacia e representam a união entre especialistas de áreas distintas ou a junção de marcas que somam forças na hora de prestar um serviço de excelência ao cliente. É fato que há muitas vantagens para quem se associa e como já dizia o ditado “parceria é quando todos ganham”.

Sendo assim, antes de firmar cooperações com percentual da ação em indicações ou remuneração de advogados internos, alguns fatores devem ser observados para que a conta feche, e, ao final, seja viável financeiramente para todos. Para isso, a primeira coisa a se fazer é calcular o CMP, ou seja, o Custo Médio do Processo do escritório.

É bom lembrar que o sustento de uma banca a longo prazo não vem do faturamento em si, mas do lucro oriundo de cada processo, porém, muitas vezes, ele é totalmente consumido e deixa o escritório no vermelho, caso os percentuais de remuneração em torno do processo forem calculados sem considerar todos os custos e despesas.

Aqui não estamos falando de custas judiciais, que em alguns casos podem ser bastante elevadas e absorvidas pelo escritório também. Falamos especificamente de quanto custa manter o próprio escritório e, ainda, do custo gerado por cada processo enquanto está ativo. Esse cálculo se inicia pelos pagamentos de impostos, passa pela impressão de documentos, cálculos, deslocamentos, estrutura, limpeza, funcionários, além de uma série de outras despesas e tributos.

Na ponta do lápis, é preciso reforçar que esses valores devem ser registrados e acompanhados em uma planilha, que mostrará o valor do total de despesas mensais, dividido pela quantidade de processos movimentados no mesmo período. A esse número, é acrescentado o valor da hora do advogado, visto que os processos demandam tempo de trabalho dos advogados, e isso deve ser considerado. É preciso cuidar para não errar nesse cálculo, afinal a estrutura existe para dar suporte aos processos que tem movimentação. Ora, uma coisa é quantidade de processos ativos do escritório, outra coisa é quantos processos têm movimentação, o que requer alocação de tempo e, consequentemente, a absorção de custos e despesas.

Se um escritório tem uma despesa total no mês de R$ 30 mil e movimenta 200 processos, cada processo custará R$ 150 mensais para essa estrutura. Esse CMP deverá ser multiplicado pela quantidade de meses que o processo permaneceu no escritório. Imaginemos que, nesse exemplo, o processo durou 24 meses. Durante o período de dois anos, ele custou R$3.600. Esse cálculo, como também os impostos que serão gerados na emissão da nota fiscal quando ocorrer o êxito e demais custas, precisam ser considerados antes de distribuir percentuais das parcerias e indicações. 

Muitos escritórios, erroneamente, funcionam como financiadores dos processos até que a ação tenha êxito, mas e quando não há êxito? O prejuízo acaba sendo assumido pela própria banca.

Por isso, muito cuidado no cálculo! Indicações e parcerias são vantajosas, mas somente quando todos ganham. Se os cálculos não são colocados na ponta do lápis, o escritório pode enfrentar prejuízos financeiros sem identificar o que está realmente consumindo sua margem de lucro.

 *Beatriz Machnick é Contadora, especialista em Controladoria e Finanças, mestre em Governança e Sustentabilidade. Sócio fundadora da BM Consultoria em Precificação e Finanças.