Fuja do atendimento aleatório: Como os processos na comunicação com clientes ajudam o seu negócio?

Se você está se perguntando o porquê de investir em processos de comunicação, aqui te mostraremos os principais detalhes.

Seja para pequenas ou grandes empresas, o atendimento aleatório é algo que muitas vezes pode ser bastante prejudicial, demonstrando falta de profissionalismo e prejudicando a experiência do cliente no seu negócio.

No entanto, e diante do crescimento de diversas tecnologias, inúmeros processos e sistemas surgiram como uma forma de tornar todo esse atendimento mais automatizado, e consequentemente, ajudando a fugir do atendimento aleatório.

Assim, tornando todos os atendimentos profissionais e organizados, garantindo bons resultados.

O que são os processos na comunicação com clientes?

Os processos na comunicação são pontos que colaboram para gerar métricas confiáveis ao seu negócio, ajudando que você tenha noção de como melhorar o seu produto/serviço e também a entender o que os clientes estão precisando. 

Atualmente, você consegue encontrar diversas ferramentas que auxiliam nos processos de comunicação, como o sistema de WhatsApp, esse que consegue tornar o aplicativo mensageiro comum, por exemplo, em uma poderosa ferramenta de comunicação.

Segundo Arlan Bonatti, co-fundador da Integgri Sistemas, plataforma de multi atendimento WhatsApp: “Processos podem parecer chatos e engessados, mas são eles são quem garantem métricas mais confiáveis no fim do dia”.

Um exemplo de processo pode ser:

• Identificar a necessidade de clientes e do seu negócio;

• Eleger uma nota de prioridade de atendimento com base no quanto aquele problema afeta o cliente de usar o produto/serviço;

• Quando possível, resolver pequenos problemas na hora, sem criar gargalos ou filas intermináveis. Eleger que tipo de "pequenos problemas" seriam esses;

• Manter o cliente ciente do que está acontecendo e em que fase está o processo dele;

• Usar um sistema de gestão de tickets e atendimento para criar filas e manter tudo organizado;

• Encerrar um atendimento.

Ainda segundo Arlan Bonatti, da Integgri Sistemas: “Como você vai analisar o atendimento da sua equipe sem ter indicadores claros do que está acontecendo? Os processos ajudam, desde que alinhados com a realidade do seu negócio e sem perder a humanização.”

Porque investir em processos na comunicação com clientes?

Os processos podem contribuir de diversas maneiras para o processo de comunicação com clientes. 

Veja a seguir, algumas maneiras pelos quais os processos podem tornar sua comunicação eficaz:

Padronização

Com os processos, você consegue padronizar o seu atendimento, garantindo que toda comunicação com seus clientes seja possível através de um conjunto de diretrizes, garantindo que toda a mensagem seja transmitida de forma clara e precisa.

Essa é uma forma de diminuir a quantidade de erros e potencializar o seu atendimento e conversão.

Maior eficiência

Com um atendimento padronizado e mais fluido, é possível ter uma melhor eficiência operacional, conseguindo atender bem os seus clientes, melhorando a experiência deles em seu negócio.

Arlan Bonatti ainda diz: “Atender bem não é necessariamente resolver o problema em segundos. Mas sim, mostrar intenção de resolvê-lo e disposição para isso”.

Modernização

Em um mundo cada vez mais tecnológico, a modernidade é um ponto bastante levado em consideração pelos usuários, sendo decisivo a escolha de um negócio em muitos casos.

Nesse caso, os processos vão te ajudar na utilização de ferramentas tecnológicas, que irão automatizar e tornar mais eficaz o seu atendimento, demonstrando que você tem interesse em oferecer o melhor para os seus usuários. Seja com um sistema de WhatsApp para os funcionários ou outra ferramenta ou estratégia.

Infelizmente, muitos negócios que não se atualizaram, acabaram tendo prejuízo no mercado, perdendo posicionamento perante a concorrentes que se atualizaram.

Entender e começar a utilizar os processos na comunicação com clientes pode colaborar para um grande desempenho no seu negócio.