Conheça cinco ferramentas para aumentar sua produtividade

Existem várias ferramentas que prometem ajudar as pessoas e as empresas a aumentarem sua produtividade, mas antes de conhecê-las, é interessante compreender o conceito de produtividade.

Uma pessoa produtiva é aquela que consegue realizar o máximo de trabalho possível, mas usando poucos recursos. Ela busca maneiras de otimizar as tarefas do dia a dia, tanto pessoais quanto profissionais.

A produtividade é algo muito positivo porque também ajuda a alcançar o sucesso individual e coletivo. Ela está conectada a dois indicadores, sendo a qualidade e a quantidade, levando em conta os recursos necessários para o trabalho.

A quantidade e a qualidade são aspectos relevantes porque o sucesso da tarefa depende de sua natureza. O que mais se vê são empresas voltadas para a quantidade, isso faz com que os profissionais pensem da mesma forma.

Mas focar na qualidade também é fundamental e para que uma grande quantidade de coisas sejam bem feitas, o tempo e os recursos precisam ser considerados. É justamente aqui que entram as ferramentas de produtividade.

Pensando nisso, este artigo vai mostrar ferramentas de gerenciamento de tempo mais populares, quais são os recursos de colaboração e comunicação mais eficazes, e as ferramentas de automação e integração que simplificam processos repetitivos.

Ferramentas de gerenciamento de tempo

Existem algumas ferramentas de gerenciamento de tempo e tarefas que são mais populares e elas podem ser usadas para melhorar a produtividade. Entre as principais estão:

1. Evernote;

2. Google Calendar;

3. Trello;

4. Be Focused;

5. Asana.

Evernote é um recurso onde o usuário pode anotar tudo o que precisa, mas cada coisa fica em seu devido lugar. O aplicativo organiza as informações pessoais por meio de anotações e está disponível para vários sistemas operacionais.

O gestor de uma empresa de aluguel de compressor de ar para pintura pode utilizar o Google Calendar para controlar as atividades diárias, como se fosse uma agenda física, mas no meio virtual, podendo ser acessada a qualquer momento e de qualquer lugar.

O Trello é um aplicativo que ajuda a gerenciar projetos, funcionando como um planner para objetivos, metas de listas, e todas as informações podem ser compartilhadas com os membros da equipe.

Já o Be Focused é um aplicativo para quem precisa manter o foco durante um período e fazer descansos curtos. Ele controla o tempo da atividade e em qual momento o intervalo deve ser feito, o que ajuda a manter a concentração.

Por fim, o Asana ajuda a gerenciar projetos para organizar a rotina, podendo ser compartilhado entre as equipes de trabalho, além de garantir que as tarefas sejam entregues no prazo.

Ferramentas de colaboração e comunicação

Um fornecedor de laços para pet shop atacado pode usar ferramentas de colaboração e comunicação para equipes remotas, e elas trazem muitos benefícios para a eficiência dos profissionais e processos.

Uma delas é a Hangouts, muito útil para quem utiliza Gmail, uma vez que é possível acessar um chat na caixa de entrada.

Tudo o que o usuário precisa fazer é selecionar um contato da lista, abrir o chat e iniciar a conversa, além de poder ser usado para videochamadas.

Já o Slack é perfeito para equipes de qualquer tamanho, pois ajuda a criar grupos diferentes em vários canais dentro da empresa. É ideal para conversas rápidas e escritas, sendo muito útil para assuntos urgentes.

Outra opção muito comum dentro das organizações é o Discord, usado para trocar informações verbalmente, visto que oferece opção de conversas via chat ou videochamada.

Os usuários podem compartilhar suas telas com outras pessoas, fazendo com que a equipe se sinta mais unida, além de melhorar a comunicação.

Por fim, outra excelente opção é o Chanty, muito bom para equipes que trabalham remotamente, pois é fácil de configurar e usar.

Agora, para equipes remotas que precisam fazer reuniões com uma certa frequência, uma boa opção é o Skype, no entanto, ele é mais eficaz para comunicações entre apenas dois usuários.

O Zoom é um recurso especializado em chamadas de grandes volumes, pois dependendo do plano contratado por um fornecedor de salgados de forno para festa, é possível fazer reuniões com até 500 participantes.

Gestores que precisam organizar melhor as equipes remotas podem contar com o Toggl. Ele permite visualizar o status de cada projeto, assim como as tarefas importantes para a empresa.

O gestor consegue acompanhar o que cada equipe está trabalhando simultaneamente e quanto tempo os colaboradores gastam com cada tarefa.

Também existem soluções baseadas em nuvem para companhias que querem melhorar o suporte ao cliente e suas operações de vendas.

Uma das melhores opções é a Salesforce, ideal para o gerenciamento de relacionamento com o cliente, melhorando a interação com as pessoas. Ela armazena dados dessas interações, por meio de um sistema extenso e seguro.

Os totens promocionais ajudam a divulgar produtos e serviços, mas na hora de se comunicar com os consumidores, outra excelente opção é o LiveChat. Trata-se de um chat ao vivo que permite aos visitantes se conectarem com os atendentes rapidamente.

As conversas ficam armazenadas em dashboard armazenado em nuvem para que os profissionais possam atender os consumidores de qualquer parte do mundo e em tempo real.

Ferramentas de automação e integração

Uma das coisas mais comuns dentro das empresas são os processos repetitivos, existem ferramentas de automação e integração que liberam tempo para que os profissionais possam cuidar de assuntos mais importantes. São elas:

Zapier

Com o avanço da tecnologia, as companhias utilizam uma série de ferramentas no cotidiano, e é fundamental que elas sejam integradas. Só assim as informações podem fluir com mais naturalidade e agilidade.

O Zapier torna essa tarefa muito mais fácil porque ao invés de fazer todo o trabalho manual de transmitir os dados, por exemplo, de um ERP para um CRM, ele coleta as informações de uma ferramenta e leva para outra automaticamente.

Para o gestor de uma empresa de construção de piscina em alvenaria estrutural, é uma forma de ter mais tranquilidade em relação ao controle de dados. A plataforma combina as ferramentas, mesmo que sejam destinadas a tarefas diferentes.

Slack

Existem algumas atividades que precisam ser cumpridas todos os dias e no mesmo horário, mas é muito comum que os profissionais acabam se esquecendo delas.

Essa é a realidade dentro de muitas corporações, assim sendo, os alertas dessas atividades podem ser emitidos por uma ferramenta de automação de processos, e o Slack cumpre muito bem essa função.

É possível criar equipes de trabalho por meio dos canais de comunicação e estipular horários específicos para que o Slackbot lembre as pessoas sobre determinada ação.

Um fabricante de pergolado de madeira para garagem pode preparar uma reunião, finalizar um documento, entre outras possibilidades. A única coisa que precisa ser feita é criar os lembretes para que nada passe despercebido na rotina de trabalho.

A plataforma também é ótima para trocar arquivos, fazer videoconferências, entre outras funcionalidades que potencializam o trabalho em equipe e colaboram com a rotina remota.

Intercom

Atender o público online é apenas uma das atribuições da equipe de suporte, e hoje em dia, os times de marketing e vendas precisam de uma comunicação contínua, assim, vamos fechar mais vendas.

Diante dessas necessidades, um dos melhores recursos é o Intercom porque ele implementa um sistema de chats de comunicação, tanto para a área de suporte, como para as áreas de vendas e marketing.

Para uma empresa de polimento de piso granilite, um de seus maiores diferenciais é a automação do envio de mensagens.

A organização pode configurar a comunicação e até a divulgação de seus conteúdos para usuários que estejam acessando determinadas páginas, o que facilita muito o trabalho.

Pluga

Esta ferramenta é uma startup que está entre as 100 empresas mais promissoras. Ela consegue automatizar processos via API, assim como faz a Zapier.

Sua maior vantagem, entretanto, é que toda a ferramenta está em português, além de ser adaptada para a realidade das empresas brasileiras.

NFE.io

Os profissionais do setor financeiro de uma clínica especializada em exame admissional de sangue sabem muito bem que existe uma grande quantidade de trabalho para emissão de notas fiscais.

Ao usar uma ferramenta focada nesse processo, tudo se torna muito mais ágil. O NFE.io emite notas fiscais automaticamente e o envio do documento para os clientes também acontece de maneira automática, o que elimina trabalhos manuais.

Considerações finais

A produtividade de uma empresa é muito importante para que ela consiga cumprir todos os seus processos com qualidade, mas sem desperdiçar recursos.

Com a ajuda da tecnologia e das plataformas certas, é possível alcançar esse objetivo, inclusive com equipes remotas.

Isso permite que o gestor consiga focar no negócio e gerar resultados ao mesmo tempo, deixando toda a burocracia para as ferramentas disponíveis.

Independentemente de qual seja a necessidade da empresa, assim como seu segmento de atuação, sempre haverá um recurso que atenda suas necessidades.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.